Đánh dấu kệ kho hàng là bước quan trọng trong việc tổ chức và quản lý kho một cách khoa học. Khi mỗi kệ, tầng và vị trí được gắn mã định danh rõ ràng, nhân viên có thể dễ dàng xác định nơi lưu trữ hoặc lấy hàng, từ đó tiết kiệm thời gian, giảm nhầm lẫn và tăng độ chính xác trong quá trình nhập – xuất kho. Việc này đặc biệt cần thiết đối với kho có số lượng lớn hàng hóa tồn kho và nhiều chủng loại khác nhau.

Bên cạnh đó, hệ thống đánh dấu còn hỗ trợ hiệu quả cho việc kiểm kê, truy xuất thông tin và tích hợp với phần mềm quản lý kho (WMS). Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn tình trạng hàng hóa tồn kho, phát hiện kịp thời hàng thiếu, hàng thừa hoặc hàng sắp hết hạn. Đây là một trong những yếu tố then chốt giúp tối ưu hoạt động logistics và vận hành kho chuyên nghiệp.

Với kinh nghiệm hơn 10 năm chuyên về lĩnh vực tư vấn, thiết kế, sản xuất và lắp đặt kệ kho hàng, Giá kệ Minh Quân sẽ tổng hợp các thông tin về tiêu chuẩn đánh dấu kệ trong kho hàng để quý khách tham khảo và áp dụng trong kho của mình.

Đánh dấu kệ kho hàng giúp lưu trữ hàng hoá một cách tối ưu và hiệu quả

1.MỤC TIÊU CỦA VIỆC ĐÁNH DẤU

Mục tiêu của việc đánh dấu kệ kho hàng là nhằm tổ chức hệ thống lưu trữ một cách khoa học, giúp xác định chính xác vị trí của hàng hóa tồn kho, từ đó tăng hiệu quả trong công tác nhập – xuất – kiểm kê. Việc này giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian tìm kiếm, đồng thời đảm bảo dòng chảy hàng hóa diễn ra liên tục và chính xác.

Ngoài ra, đánh dấu kệ còn là nền tảng để tích hợp với phần mềm quản lý kho (WMS), phục vụ mục tiêu tự động hóa và hiện đại hóa hoạt động kho vận. Nhờ vậy, doanh nghiệp dễ dàng quản lý số lượng, chủng loại, tình trạng hàng tồn và nâng cao hiệu suất khai thác không gian kho.

Đánh dấu kệ mục tiêu tổ chức lại hệ thống lưu trữ

2. CẤU TRÚC MÃ ĐỊNH DANH KỆ (MÃ VỊ TRÍ)

Cấu trúc mã định danh kệ kho hàng là hệ thống ký hiệu được thiết kế để xác định chính xác vị trí lưu trữ trong kho, giúp quản lý hàng hóa tồn kho nhanh chóng và hiệu quả. Cấu trúc thường bao gồm các thành phần: khu vực – dãy – tầng – vị trí ngang, ví dụ: A1-03-02-05, tương ứng với khu A1, dãy số 03, tầng thứ 2, vị trí số 05 theo chiều ngang.

Việc áp dụng mã định danh giúp nhân viên dễ dàng truy xuất hàng hóa, giảm thiểu sai sót trong nhập – xuất – kiểm kê, đồng thời rút ngắn thời gian tìm kiếm. Mã có thể được in trên tem nhãn, mã vạch hoặc mã QR để hỗ trợ thao tác quét bằng thiết bị điện tử.

Để đạt hiệu quả cao, hệ thống mã cần được xây dựng nhất quán và đồng bộ với phần mềm quản lý kho (WMS). Điều này đặc biệt quan trọng trong các kho có quy mô lớn, nhiều loại hàng hóa tồn kho và yêu cầu vận hành chính xác, liên tục.

Việc cấu trúc kệ theo mã định danh giúp dễ dàng quản lý tồn kho

3.CÁCH GẮN NHÃN – ĐÁNH DẤU

Cách dán nhãn và đánh dấu kệ kho hàng cần đảm bảo rõ ràng, dễ nhận biết và đồng nhất trong toàn bộ hệ thống. Trước tiên, bạn nên chọn loại nhãn phù hợp với môi trường kho như decal giấy, nhựa PVC hoặc bảng mica, có khả năng chịu nước, bụi và không bị phai màu. Vị trí dán nhãn nên đặt ở đầu kệ, ngay trên mỗi tầng hoặc ô chứa – tại tầm mắt người thao tác – để dễ dàng quan sát và truy xuất thông tin. Với pallet đặt dưới sàn, có thể dùng sơn hoặc decal nền phản quang để đánh dấu trực tiếp trên mặt sàn.

Thông tin trên nhãn cần thể hiện đầy đủ mã định danh theo cấu trúc khu vực – dãy – tầng – vị trí (ví dụ: A1-02-03-05), đồng thời có thể bổ sung mã QR hoặc mã vạch để hỗ trợ tra cứu nhanh bằng thiết bị điện tử. Ngoài ra, nên sử dụng màu sắc phân loại để tăng khả năng nhận diện: ví dụ màu xanh cho hàng tiêu chuẩn, màu vàng cho hàng cần kiểm soát hoặc màu đỏ cho hàng dễ hỏng.

Cuối cùng, toàn bộ hệ thống mã hóa và nhãn dán cần được đồng bộ với phần mềm quản lý kho (WMS) nhằm đảm bảo dữ liệu lưu trữ và truy xuất hàng hóa tồn kho luôn chính xác. Việc dán nhãn đúng cách giúp tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất quản lý kho hàng.

Dán nhãn kệ luôn đảm bảo rõ ràng, khoa học để thuận lợi cho việc quản lý

4.SƠ ĐỒ KHO + BẢN ĐỒ VỊ TRÍ

Sơ đồ kho và bản đồ vị trí là công cụ trực quan giúp tổ chức và quản lý hiệu quả không gian kho hàng, đặc biệt khi khối lượng hàng hóa tồn kho lớn và đa dạng. Việc xây dựng sơ đồ thể hiện tổng quan cách bố trí các khu vực lưu trữ, lối đi, vị trí kệ, khu vực nhập – xuất và văn phòng, giúp người quản lý và nhân viên dễ dàng định hướng trong kho.

Bản đồ vị trí kệ là phần chi tiết hơn trong sơ đồ kho, thường thể hiện bằng ký hiệu mã định danh cho từng kệ, từng tầng và ô lưu trữ. Bản đồ này giúp nhanh chóng xác định vị trí chính xác của từng mã hàng, từ đó tiết kiệm thời gian tìm kiếm, giảm nhầm lẫn trong nhập – xuất và hỗ trợ kiểm kê nhanh chóng. Khi kết hợp bản đồ với phần mềm quản lý kho (WMS), hiệu quả điều phối và vận hành sẽ được nâng cao đáng kể.

Việc trang bị sơ đồ kho và bản đồ vị trí là điều cần thiết trong kho hiện đại, nhất là với hệ thống lưu trữ phức tạp. Không chỉ phục vụ nội bộ, bản đồ còn hỗ trợ tốt khi có nhân sự mới, đối tác hoặc đơn vị vận chuyển cần phối hợp làm việc trong không gian kho.

Bản đồ kho giúp cho người quản lý dễ dàng định vị được hàng hoá và thuận tiện cho việc kiểm kê, kiểm soát

5.GỢI Ý PHẦN MỀM HỖ TRỢ

Sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý kho là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hoạt động lưu trữ, luân chuyển và kiểm kê hàng hóa tồn kho. Phần mềm giúp tự động hóa quy trình nhập – xuất, theo dõi số lượng, vị trí và trạng thái hàng hóa theo thời gian thực, từ đó giảm thiểu sai sót, tiết kiệm nhân lực và nâng cao độ chính xác trong vận hành.

Ngoài ra, phần mềm quản lý kho (WMS) còn hỗ trợ xây dựng sơ đồ kho, gán mã vị trí, phân quyền người dùng, thống kê báo cáo và tích hợp với các hệ thống ERP hoặc bán hàng. Nhờ khả năng đồng bộ dữ liệu, phần mềm giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh với nhu cầu thị trường, tránh tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt hàng, từ đó nâng cao hiệu quả khai thác kho và tối ưu chi phí logistics.

MẸO THỰC TẾ

• Luôn đánh từ ngoài vào trong – từ trái sang phải – từ dưới lên trên.

• Nếu kho cao, nên dùng tem phản quang hoặc bảng lớn treo trên cao.

• Đào tạo nhân viên hiểu quy ước mã kệ để tránh nhầm vị trí.

• Mỗi khi thay đổi vị trí, phải cập nhật lại hệ thống/mã.